La domiciliation et l'adresse commerciale
Cyril K - Le 6 oct. 2021 à 14:13
Mise à jour : Le 11 oct. 2022 à 15:26
Il faut savoir que tout projet de création d’entreprise doit forcément être accompagné par certaines démarches essentielles, des formalités qui forment la base d’une entreprise bien constituée. En effet, il existe une étape obligatoire du point de vue légal, il s’agit de la domiciliation, qui consiste à rechercher une adresse commerciale, juridico-administrative, et fiscale à cette dite entreprise. Avant cela, l’entrepreneur pourra avoir plusieurs solutions dans sa recherche, chacune d’elle peut évidemment satisfaire aux besoins et aux attentes de tout un chacun, en fonction notamment de leurs moyens financiers. Nous allons donc voir dans cet article toutes les règles à prendre en compte sur cette adresse commerciale.
1- L’adresse commerciale, son impact sur la vie de la société
La signification concrète d’une adresse commerciale
Pour rappel, la domiciliation consiste à attribuer une domiciliation commerciale, administrative, juridique, fiscale, et même sociale à une entreprise en cours de formation. Cette adresse va ensuite correspondre à son siège social, et éventuellement celle de son siège commercial. En d’autres termes, il s’agira du lieu où se situera la direction effective de l’entreprise, chargée de prendre les décisions importantes sur son fonctionnement. Précisons par ailleurs que le lieu d’exploitation de l’activité commerciale ou professionnelle peut se trouver à une tout autre adresse. Ainsi, à travers cette définition, une adresse commerciale s’apparente aussi à une adresse administrative, puisqu’elle sera indispensable pour l’existence juridique de l’entreprise, et par conséquent pour son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Son importance sur le futur de l’entreprise
On peut citer trois raisons valables qui justifient le caractère obligatoire de l’obtention de cette adresse commerciale et juridico-administrative. En premier lieu, comme il a été susmentionné, elle sera indispensable pour immatriculer l’entreprise au RCS, puisque l’attestation de domiciliation complètera le dossier à transmettre au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalités des entreprises (CFE). En second lieu, elle servira à identifier la nationalité et la loi applicable à l’entreprise. Enfin, le tribunal compétent pour régler les éventuels différends qu’elle pourra avoir contre des tiers à l’avenir sera également connu grâce à cette adresse. Notons que cette adresse doit forcément être inscrite dans les statuts de l’entreprise et sur tous les documents commerciaux et administratifs.
2 - À quels endroits une adresse commerciale peut-elle se trouver ?
La résidence personnelle en guise d’adresse commerciale
C’est une solution tout à fait envisageable, c’est-à-dire le fait d’installer l’adresse commerciale du siège social d’une entreprise donnée dans un local d’habitation. Cependant, sa réalisation doit se soumettre au respect de quelques règles et conditions. D’abord, il est impératif que le local d’habitation puisse être celui du représentant légal de la société. Ensuite, il faut prendre en considération certaines règles ou dispositions qui pourraient éventuellement l’interdire.
Si tel est le cas, alors l’adresse commerciale n’y serait que provisoire (5 années tout au plus). Ces règles concernent notamment celles relatives à la copropriété, à l’urbanisme, ainsi que d’éventuelles clauses contractuelles. Enfin, il ne faut pas omettre de préciser que le stockage de marchandises et la réception d’une clientèle sont formellement interdits pour ce type de domiciliation.
La domiciliation commerciale dans un local approprié à cet effet
Le fait d’avoir une adresse commerciale dans un local dédié pour toute activité commerciale est également une solution assez utilisée. Dans ce cas, le chef d’entreprise peut soit être le propriétaire lui-même du local en question, soit être un locataire, soumis à un contrat de bail commercial (professionnel, ou une convention d’occupation précaire) et au paiement d’un loyer mensuel (ce qui n’est pas facile pour un entrepreneur qui débute récemment dans l’aventure entrepreneuriale, dont les moyens financiers restent limités). Notons qu’il existe des fonctions ou des professions nécessitant expressément le recours à un tel local. On parle par exemple d’une profession médicale, d’un garage, etc. nécessitant la réception régulière d’une clientèle.
Le choix d’une pépinière d’entreprises ou d’un espace de coworking
L’adresse commerciale du siège social d’une entreprise peut également se situer dans une pépinière d’entreprises ou dans des espaces de coworking. Pour le premier cas, il s’agit de domicilier l’entreprise dans des locaux occupés communément par d’autres entreprises. L’avantage ici c’est le fait de bénéficier d’équipements mutualisés dans des bureaux prêts à être utilisés. En plus de cela, des experts peuvent être mis à disposition pour accompagner l’entrepreneur en herbe pour diverses tâches administratives et techniques, allant du début de montage du projet, jusqu’à un certain moment (où l’exploitation de l’activité devient autonome). On est donc ici en face d’une sorte d’aide à la création d’entreprises.Pour le cas de l’espace de coworking, il s’agit presque du même concept, sauf que dans ce cas-ci, l’entrepreneur ne bénéficiera que d’un espace de travail, un local équipé, occupé collectivement par d’autres entrepreneurs, sans le privilège d’avoir une assistance administrative et juridique. Par ailleurs, cette domiciliation doit faire l’objet d’un contrat écrit, et les locaux doivent être en mesure de satisfaire les besoins de confidentialité des utilisateurs (salles de réunion par exemple).
3 - La domiciliation commerciale : ses avantages et les démarches
C’est sans conteste la solution la plus sollicitée par la majorité des entrepreneurs. Elle consiste à passer par l’intermédiaire d’une société de domiciliation (le domiciliataire) pour attribuer non seulement une adresse commerciale, mais également une adresse administrative et juridique au siège social d’une entreprise donnée (le domicilié). On parle donc uniquement d’un bureau virtuel, mais notons que la possibilité d’une location de bureaux est envisageable. Pour information, il est obligatoire que le domiciliataire puisse posséder un agrément préfectoral pour pouvoir proposer ce service.
Ses avantages
Le fait que cette solution est si prisée est justifié par les divers avantages qu’elle peut offrir, notamment en matière d’adresse prestigieuse (un gage de sérieux pour les clients et collaborateurs, faisant monter l’image et la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de ces derniers). En outre, des services complémentaires peuvent aussi être mis en avant (la réexpédition ou la numérisation du courrier, la location de bureaux équipés, un standard téléphonique, l’assistance sur diverses formalités administratives). Tous ces services (l’adresse prestigieuse incluse) seront accessibles à un tarif très compétitif (largement moins cher qu’un local commercial par exemple).Par ailleurs, c’est une alternative permettant de conserver la confidentialité de l’adresse personnelle du dirigeant ou du représentant légal, et ainsi faire une séparation concrète entre la vie privée et la vie professionnelle. En effet, des clients mécontents peuvent débarquer à l’improviste, ce qui peut nuire dans certains cas.
Comment l’obtenir rapidement ?
D’une manière dématérialisée, il suffit de se rendre sur le site d’une agence de domiciliation préalablement choisie. Ensuite, il faut choisir une adresse prestigieuse que cette agence proposerait, et de sélectionner les options annexes que l’entrepreneur envisage de souscrire. Après, il suffit de transmettre quelques informations essentielles sur la société à domicilier et sur son dirigeant pour établir un contrat de domiciliation. Une fois que cela est fait, il suffit de signer en ligne le contrat, tout en facturant les différents services choisis. Enfin, la société de domiciliation peut accompagner l’entrepreneur dans la réalisation d’autres formalités administratives, telle que celle relative à l’immatriculation, grâce à l’attestation de domiciliation délivrée par le domiciliataire.
